1. Begrifflichkeiten und Allgemeines zum Datenschutz

1.1. Diese Datenschutzerklärung richtet sich an unsere Vertragspartner,
also vor allem an Organisationen wie Vereine, Schulen etc. In dieser Datenschutzerklärung wird die Verarbeitung personenbezogener Daten unsere Vertragspartner beziehungsweise ihrer Mitarbeiter / Ehrenamtlichen erläutert, sowie die Verantwortlichkeit unserer Vertragspartner für die Daten Dritter, die sie in unseren Dienst einbringen.

1.2. Betroffener im Sinne des Datenschutzrechts ist, wessen Daten
verarbeitet werden. Im Rahmen dieser Datenschutzerklärung sprechen wir von Betroffenen, wenn es um Dritte geht, deren Daten von unseren Vertragspartnern in den Dienst eingebracht werden, beispielsweise mittels Fotografien von Schülern oder Vereinsmitgliedern, sowie durch das Anlegen von Profilen mit Namen und Einwilligungspräferenz dieser Personen.

1.3. Bitte machen Sie als unser Vertragspartner sich bewusst, dass die
vollständige Verantwortlichkeit für die Datenverarbeitung von Daten der Betroffenen bei Ihnen liegt. Wir fungieren lediglich als Dienstleister und Auftragsverarbeiter nach ihrer Weisung.

1.4. Im Rahmen unseres Dienstes Fotoerlaubnis.online werden Daten von
Vertragspartnern und Betroffenen verarbeitet, indem datenschutzrechtliche Einwilligungen und Fotografien der abgebildeten Personen gespeichert und miteinander verknüpft werden, um eine effektivere Durchsetzung der datenschutzrechtlichen Präferenzen der Abgebildeten zu ermöglichen und Ihnen als dem für den Datenschutz Verantwortlichen eine übersichtliche und leicht zu handhabende Verwaltung der Einwilligungserklärungen zu ermöglichen. Damit handelt es sich bei unserem Dienst um ein Hilfsmittel, damit Sie einfacher ihren datenschutzrechtlichen Verpflichtungen nachkommen können.

2. Verantwortlichkeit für die Datenverarbeitung

2.1. Sie als Organisation (z.B. Schule, Sportverein, Kindertagesstätte) sind verantwortlich für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten, die sie in unseren Dienst eingeben, insbesondere für die Speicherung der Lichtbilder, Anlage von Profilen, Einwilligungsverwaltung, Zuordnung und Identifikation sowie die Unkenntlichmachung.

2.2. Bitte machen Sie sich mit den datenschutzrechtlichen und persönlichkeitsrechtlichen Grundsätzen zur Aufnahme von Fotografien sowie zur Veröffentlichung vertraut.

2.3. Wir unterstützen sie bei der Verwaltung von Einwilligungen, die Einholung der Einwilligungen obliegt allerdings Ihnen.

2.4. Die automatische Fotobearbeitung im Rahmen unseres Dienstes verstehen Sie bitte als einen ersten Vorschlag. Prüfen Sie vor einer Verwendung von automatisch anonymisierten Fotografien immer, ob die Anonymisierung ausreichend war, um die abgebildete Person nicht zu erkennen (auch nicht durch den Kontext der Fotografie, Kleidung, Körperformen, etc.) und gleichen Sie insbesondere ab, ob die Einwilligungspräferenzen den Abgebildeten korrekt zugeordnet wurden.

2.5. Bitte arbeiten Sie bei Abbildungen von Minderjährigen besonders sorgfältig, und beachten Sie, dass je nach Alter des Minderjährigen eine Einwilligung durch die Sorgeberechtigten und/oder eine Doppeleinwilligung durch den Minderjährigen und die Sorgeberechtigten notwendig sein kann.

2.6. Wir, der Dienst Fotoerlaubnis.online, unterstützen Ihre Organisation als Auftragsdatenverarbeiter und Dienstleister bei der datenschutzkonformen Datenverarbeitung im Bereich Fotografie. Ihre Organisation bleibt unabhängig von unserer Zuarbeit für die Datenverarbeitung zuständig. Ihre Organisation ist auch der Ansprechpartner für Fragen zum Datenschutz sowie für die Bearbeitung von Betroffenenrechten.

3. Bereitstellung des Dienstes und Erstellung von Logfiles

3.1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Sobald unser Dienst aufgerufen wird, erfasst das System automatisch Daten und Informationen über das System des abrufenden Geräts.

Dazu gehören:

• Browsertyp und Version
• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs

Die Daten werden auch in Logfiles unseres Systems gespeichert, jedoch nicht zusammen mit anderen personenbezogenen Daten über Sie.

Zudem werden bei Aufruf des Dienstes folgende Logfiles gespeichert:

• Bei Versand von Benachrichtigungen an Sie/Ihre Sorgeberechtigten:
  ID, Datum
• Bei Änderung der Einwilligung durch Sie, Sorgeberechtigte oder den
  Verantwortlichen: ID, Datum, Präferenzen
• Für die Fehlerprotokolle der Anwendung: HTTP-Anfrage, Nutzer-ID,
  IP-Adresse

3.2. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlage der zeitweiligen Speicherung der Daten als Logfiles ist unser berechtigtes Interesse an einer technisch einwandfreien Funktionsweise gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3.3. Zweck der Datenverarbeitung

Die zeitweilige Speicherung der IP-Adresse ist notwendig, um die Auslieferung des Dienstes an das Empfangsgerät zu ermöglichen. Die IP-Adresse muss dafür für die Sitzungsdauer gespeichert bleiben. Die Speicherung in Logfiles dient der Funktionsfähigkeit des Dienstes. Die Speicherung der Daten über Benachrichtigungen ist aus Gründen der transparenten Nachvollziehbarkeit von Informationsflüssen notwendig. Die Fehlerprotokolle dienen der Analyse und Beseitigung von Anwendungsfehlern sowie der Sicherheit der Systeme. Eine Verwendung der Daten zu Marketingzwecken findet nicht statt. Aufgrund dieser Zwecke liegt ein überwiegendes berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO vor.

3.4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, wenn sie nicht mehr zur Zweckerreichung erforderlich sind. In Bezug auf die Erfassung der Daten zur Bereitstellung des Dienstes, wenn die Sitzung beendet ist. In Bezug auf die Speicherung in Logfiles ist dies nach höchstens 30 Tagen der Fall. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich. In derartigen Fällen wird die Zuordnungsfähigkeit der IP-Adressen durch Löschung oder Verfremdung anderer Daten aufgehoben.

Die Daten über die Änderung der Einwilligungen und den Versand von Benachrichtigungen werden bis zur Löschung Ihres Profils oder des Nutzerkontos ihrer Organisation gespeichert.

Die Fehlerprotokolle werden bis zur Behebung des Fehlers, maximal 6 Monate gespeichert.

4. Hosting

4.1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Der Dienst wird über einen externen deutschen bzw. EU-Hostinganbieter
gehostet.

4.2. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlage findet sich in Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in der Bereitstellung des Dienstes, welche zumutbar nur durch die Einschaltung eines Webhosts möglich ist. Ihre Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten überwiegen das vorgenannte Interesse nicht.

4.3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der Daten dient der Bereitstellung der Dienste.

4.4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Erhebungszwecks nicht mehr erforderlich sind. Für Dauer der Nutzung der Dienste werden die Daten gespeichert.

5. Cookies

5.1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Unser Dienst verwendet Cookies nur, soweit sie technisch notwendig sind. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die in Ihrem Browser bzw. auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Cookies enthalten bestimmte Zeichenabfolgen, die die eindeutige (Re-) Identifizierung beim erneuten Aufruf des Dienstes zulassen.

Technisch notwendige Cookies sind:

• Spracheinstellungen
• Zeitinformationen
• Log-In-Informationen
• Session-IDs

Da nur technisch notwendige Cookies erhoben werden, verwenden wir kein Cookie-Banner im Sinne des § 25 Abs. 2 TDDDG.

5.2. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung technisch notwendiger Cookies findet sich in Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5.3. Zweck der Datenverarbeitung

Der Zweck der Verwendung technisch notwendiger Cookies liegt darin, die Nutzung des Dienstes für Sie zu vereinfachen. Einige Funktionen des Dienstes könnten anderenfalls nicht genutzt bzw. nicht angeboten werden. Die durch die technisch notwendigen Cookies erhobenen Daten werden nicht zur Erstellung von Nutzungsprofilen oder weiteren Analyse herangezogen.

5.4. Dauer der Speicherung

Die Cookies werden auf dem Ihrem Endgerät gespeichert und von diesem an unsere Seite übermittelt, sodass Sie die Kontrolle über die Verwendung und Speicherdauer haben. Die Cookies können Von Ihnen gelöscht werden. Dieser Vorgang kann auch automatisiert werden. Die Übertragung von Cookies kann in den Browsereinstellungen beschränkt oder deaktiviert werden. Sofern keinerlei Cookies gespeichert werden, kann es zu Funktionseinschränkungen des Dienstes kommen.

6. Verarbeitung Ihrer Daten: Kontaktformular, Registrierung & Vertragsabschluss

6.1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Im Rahmen der Nutzung unseres Dienstes werden ggf. auch personenbezogene Daten von Ihnen oder Ihren Mitarbeitern / Ehrenamtlichen verarbeitet, die im Rahmen der Vertragserbringung notwendig sind:

• Name der Organisation
• Adresse (inkl. Adresszusätze)
• Vor- und Nachname des Ansprechpartners
• E-Mail-Adresse

6.2. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der genannten Daten ist die Notwendigkeit zur Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

6.3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung dient der Vertragsanbahnung, -erfüllung und
-durchführung. Dies gilt auch bei kostenfreien Anmeldungen.

6.4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald deren Speicherung und Verarbeitung zum Erhebungszweck nicht mehr erforderlich ist. Bei den Registrierungsdaten ist dies der Fall, wenn das Nutzerkonto gelöscht wird.

6.5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeiten

Sie haben Sie die Möglichkeit, Ihr Nutzerkonto mit sofortiger Wirkung zu löschen. Mit der Löschung Ihres Nutzerkontos werden auch alle personenbezogenen Daten gelöscht, die durch Ihr Konto verwaltet wurden, also auch Fotografien und personenbezogene Daten von Betroffenen (Schüler, Vereinsmitglieder, etc.). Daten, zu deren Aufbewahrung wir rechtlich verpflichtet (z.B. steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten für Rechnungen) oder berechtigt sind (z.B. zum Nachweis unserer Vertragserfüllung), werden von der Löschung nicht umfasst. Diese werden gelöscht, wenn die Aufbewahrungspflicht bzw. das Aufbewahrungsrecht endet.

7. Zahlungsarten

7.1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Für die Bezahlung unseres Dienstes verwenden wir den Zahlungsdiensteanbieter Stripe Payments Europe Ltd., 1 Lower Grand Canal Street, Grand Canal Dock, Dublin, Irland. Über Stripe bieten wir Ihnen die folgenden Zahlungsarten an:

• SEPA- Lastschriftverfahren
• Klarna
• PayPal

Wenn Sie eine der dort genannten Zahlungsarten wählen, werden die für die Abwicklung erforderlichen Daten an Stripe übermittelt und die Rechnungen von Stripe erstellt. Für Details zu den erhobenen und verarbeiteten Daten informieren Sie sich bitte in der Datenschutzrichtlinie von Stripe.

7.2. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung und Weitergabe von Zahlungsdaten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da die Datenverarbeitung zur Vertragsdurchführung erforderlich ist.

7.3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Datenverarbeitung erfolgt, um die ausgewählte Zahlungsmethode zur Verfügung zu stellen und die Zahlungen ordnungsgemäß abzuwickeln.

7.4. Dauer der Speicherung

Die Zahlungsdaten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Ausführung des Zahlungsauftrages erforderlich ist. Darüberhinausgehend werden Daten verarbeitet, sofern gesetzliche Aufbewahrungsfristen, beispielsweise nach Handels- und Steuerrecht, bestehen. Nähere Informationen finden Sie in der Datenschutzrichtlinie von Stripe.

8. Betroffenenrechte

8.1. Soweit Betroffene (z.B. Schüler oder Vereinsmitglieder) Betroffenenrechte gemäß der DSGVO geltend machen wollen, erfolgt die Geltendmachung gegenüber Ihnen als dem Verantwortlichen für die Datenverarbeitung. Sofern Ihnen nicht alle Informationen vorliegen, um die Betroffenenrechte Dritter zu erfüllen, unterstützen wir sie hierbei entsprechend der gesetzlichen Vorschriften.

8.2. Sofern sie eigene Betroffenenrechte geltend machen möchten, z.B. Auskunft über die über Sie gespeicherten Daten begehren, kontaktieren Sie uns gerne direkt. Wir sind Ihr Ansprechpartner für Betroffenenrechte, die Sie unmittelbar betreffen. Ihre Betroffenenrechte sind:

• Auskunftsrecht nach Art.15 DSGVO
• Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO
• Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO
• Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung nach Art. 18 DSGVO
• Recht auf Unterrichtung nach Art. 19 DSGVO
• Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO
• Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO
• Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung nach Art.7 Abs. 3 DSGVO
• Rechte im Falle einer automatisierten Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO (Hinweis: Wir praktizieren keine automatisierte Entscheidungsfindung und kein Profiling.)
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO

Stand: April 2026, Version 1.0